A comunicação assíncrona é fundamental em ambientes de trabalho remoto, onde nem sempre as pessoas estão disponíveis para responder em tempo real. Ela exige clareza, objetividade e empatia pelo tempo do outro.

Confira dicas práticas para melhorar suas interações no Slack, WhatsApp ou em outras plataformas:

1. Seja direto desde o início

Evite iniciar conversas com mensagens genéricas como “Oi, tudo bem?” e esperar que a pessoa responda antes de explicar o motivo do contato. Isso cria expectativa e desacelera a troca de informações.

Como fazer

• Inclua uma breve saudação, seguida imediatamente pela sua demanda.
• Apresente a informação completa logo de cara para facilitar a resposta.

Exemplo

• Evite: “Oi, tudo bem?” [aguarda resposta] “Então, preciso da sua ajuda com aquele arquivo.”
• Prefira: “Oi, tudo bem? Espero que esteja tudo certo! Estou precisando da sua ajuda com o arquivo X. Você consegue me enviar até amanhã?”

2. Contextualize sempre

Retomar o contexto da conversa é essencial. Nem sempre a pessoa se lembrará de um tema ou tarefa anterior. Dê informações suficientes para situá-la e facilitar a tomada de decisão.

Como fazer

• Explique a situação brevemente.
• Use palavras-chave ou mencione o projeto/tarefa relacionado.

Exemplo

• Evite: “Oi, sobre aquele documento, conseguiu ver?”
• Prefira: “Oi, tudo bem? Sobre o documento do roteiro X que conversamos semana passada, você conseguiu revisar a introdução?”

3. Estruture mensagens longas

Se sua mensagem tiver muitos detalhes, organize-a de forma clara. Use listas ou tópicos para facilitar a leitura e evitar confusões.

Como fazer

• Divida informações em itens numerados ou marcadores.
• Destaque as partes mais importantes, como prazos e responsabilidades.

Exemplo

• “Oi, equipe! Seguem as pendências para o projeto Y:
  1. Revisar a introdução do roteiro até quarta-feira;
  2. Conferir o design da capa do vídeo;
  3. Confirmar os horários de apresentação para equipe.
     
     Se precisarem de ajuda, é só me chamar!”

4. Seja claro e específico nos pedidos

Evite mensagens vagas que gerem dúvidas sobre o que precisa ser feito. Dê instruções claras e especifique o que espera como retorno.

Como fazer

• Explique o que precisa e por quê.
• Solicite ações específicas, como revisar, aprovar ou comentar.

Exemplo

• Evite: “Oi, finalizei o documento. Dê uma olhada.”
• Prefira: “Oi, finalizei o documento de roteiro de vídeo. Pode revisar a introdução e a conclusão, especialmente os dados citados? Qualquer sugestão é bem-vinda.”

5. Alinhe prazos desde o início

Incluir um prazo claro ajuda a pessoa a priorizar suas tarefas e entender a urgência do pedido. Mesmo que o prazo seja flexível, é importante alinhá-lo para evitar atrasos.

Como fazer

• Informe até quando precisa da resposta ou entrega.
• Explique por que o prazo é importante, caso necessário.

Exemplo

• “Oi, pode revisar o roteiro até quinta-feira às 15h? Preciso consolidar tudo para a reunião de sexta de manhã.”

6. Quando houver muitos detalhes, avise antes de mandar áudio

Áudios podem ser úteis para explicar situações mais complexas, mas nem sempre a pessoa estará no momento ideal para escutá-los.

Como fazer

• Avise antes de enviar o áudio, explicando o motivo.
• Certifique-se de que a pessoa pode ouvir antes de enviar mensagens extensas.

Exemplo

• “Oi, tudo bem? Vou mandar um áudio para explicar os detalhes do planejamento do roteiro. Qualquer coisa, me avise!”

7. Se nada funcionar, proponha uma conversa rápida

Quando a troca de mensagens não for suficiente para alinhar o assunto, pergunte se a pessoa pode participar de uma reunião curta para resolver tudo de forma mais rápida.

Como fazer

• Sugira uma chamada rápida com um prazo estimado.
• Certifique-se de que todos estejam alinhados com o horário.

Exemplo

• “Oi, parece que a conversa está ficando confusa por aqui. Você consegue entrar numa chamada de 10 minutos hoje às 14h? Assim resolvemos tudo de uma vez.”

8. Dê follow-ups educados

Se não obtiver retorno no prazo esperado, não hesite em fazer um lembrete. Use um tom amigável e considere possíveis demandas do outro lado.

Como fazer

• Envie uma mensagem curta e direta para retomar o ponto.

Exemplo:

• “Oi, tudo bem? Queria fazer um follow-up sobre o documento que mencionei na semana passada. Consegue me dar um retorno até o final do dia?”

9. Alinhe agendamentos para que não haja conflito de programação

Antes de marcar compromissos ou agendar publicações em canais de comunicação, verifique se não há conflitos com outros horários habituais ou atividades programadas.

O excesso de informações em um curto período pode prejudicar a percepção de mensagens importantes.

Dica: use ferramentas de calendário compartilhadas para verificar a disponibilidade e alinhar os horários de forma eficiente.

10. Utilize o status para avisar sobre horários de ausência

A funcionalidade de status no Slack é uma ferramenta útil para informar horários de indisponibilidade, como pausas para almoço, consultas médicas ou períodos de férias.

Também pode ser usada para indicar quando você está focado em uma tarefa e só poderá responder mais tarde.

Exemplo

“Focado até 15h.”

“Almoço até 14h.”

Dica: caso o Slack esteja integrado ao seu calendário do Google, o status pode ser atualizado automaticamente com um ícone que indica seus compromissos atuais.

Se você precisar enviar uma mensagem para alguém em um horário específico, aproveite a ferramenta de agendamento de mensagens do Slack. Isso permite que você programe a entrega da sua mensagem para um momento oportuno, respeitando os horários da outra pessoa.

Seguindo essas práticas, você melhora sua comunicação, economiza tempo e aumenta a produtividade do time.

A comunicação assíncrona, quando bem-feita, evita mal-entendidos e facilita a colaboração à distância.

Tem alguma dica que você acrescentaria a essa lista?

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